Thư viện và lưu trữ tài liệu

Tầm quan trọng lưu trữ và bảo quản tài liệu ?

• Bảo vệ chất lượng tài liệu: t
• ài liệu được bảo quản tốt sẽ giữ được vẻ ngoài như mới, tránh tình trạng hư hỏng, mục nát. Đối với các tài liệu quan trọng như hồ sơ tài chính, hợp đồng, tư liệu mật…, bảo vệ chất lượng tài liệu cũng chính là bảo vệ những thông tin quan trọng, quý giá. Việc lưu trữ tài liệu cũng loại bỏ các tác nhân gây hại đến sức khỏe người sử dụng.
• Góp phần làm tăng hiệu quả công việc: Tài liệu được sắp xếp gọn gàng, khoa học sẽ giúp cho quá trình tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng hơn. Đặc biệt là các nguồn tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu, giúp tìm hiểu về lịch sử, văn hóa, kinh tế, xã hội.
• Đảm bảo tính kế thừa: Lưu trữ tài liệu là yếu tố cần thiết cho việc kế thừa và phát huy thành quả giữa các thế hệ.
• Hỗ trợ quá trình hoạch định chính sách: lưu trữ tài liệu là công việc quan trọng, làm cơ sở để các cơ quan kiểm soát, quản lý và xây dựng các kế hoạch, dự án xã hội.

Tài liệu giấy bị ngả màu vàng khi không được bảo quản đúng cách

Tác hại của độ ẩm trong lưu trữ tài liệu

Nấm mốc: Việt Nam có điều kiện khí hậu nhiệt đới ẩm gió mùa, độ ẩm trong không khí luôn dao động trong mức cao, khoảng 80% và có thể cao hơn vào mùa mưa. Khi độ ẩm cao trên 60% nấm mốc sẽ xuất hiện làm hỏng giấy, tranh ảnh, tài liệu… và gây mùi khó chịu.

Phai màu và biến dạng: Mực in hoặc màu vẽ trên sách báo, tài liệu, tranh ảnh… là chất liệu dễ phai màu và bị nhòe khi gặp độ ẩm cao làm mất đi nội dung. Đồng thời, khi gặp ẩm cao giấy cũng dễ bị biến dạng hoặc mục nát.

Ăn mòn: Nhiều tài liệu, tranh ảnh có các thành phần kim loại rất dễ bị ăn mòn khi gặp độ ẩm cao và làm hư hỏng nghiêm trọng.

Tài liệu giấy như sách, báo, tranh ảnh…có tính chất dễ hút ẩm nên dễ bị biến dạng, hư hỏng. Chính vì vậy, việc bảo quản các tài liệu có chất liệu giấy là việc cần thiết đặc biệt là các tài liệu, sách báo, tranh ảnh quan trọng như tài liệu tại các bảo tàng, chi cục thuế, trung tâm lưu trữ… Các loại tài liệu với chất liệu khác nhau sẽ có yêu cầu về độ ẩm khác nhau, cụ thể:

Với các mức ẩm này, cách tốt nhất để bảo quản chúng không bị ẩm mốc là sử dụng các thiết bị có khả năng điều chỉnh độ ẩm theo yêu cầu. Điều này sẽ giúp tài liệu lưu trữ được đảm bảo chất lượng với mức ẩm tiêu chuẩn đồng thời bảo vệ không gian lưu trữ được khô thoáng.

Máy hút ẩm – Kiểm soát ẩm tối ưu cho việc lưu trữ tài liệu

Máy hút ẩm được biết đến khi là thiết bị kiểm soát độ ẩm cho nhiều kho xưởng đồng thời được ứng dụng để sấy khô. Không những vậy, máy hút ẩm cũng là sự lựa chọn cho việc xử lý ẩm để lưu trữ tài liệu tại các bảo tàng, thư viện, trung tâm lưu trữ… mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

Duy trì độ ẩm phù hợp

Mức độ ẩm tối ưu cho lưu trữ tài liệu thường nằm trong khoảng 45% – 55%. Máy hút ẩm giúp duy trì độ ẩm ổn định, giảm thiểu nguy cơ phát triển nấm mốc và các vấn đề liên quan đến biến dạng tài liệu.

Ngăn ngừa hư hỏng do độ ẩm

Độ ẩm cao khiến giấy bị mục nát, cong vênh trong khi độ ẩm thấp làm giấy giòn và dễ nứt. Máy hút ẩm giúp giữ cân bằng độ ẩm, bảo vệ giấy và các vật liệu lưu trữ khỏi hư hỏng. Không chỉ chất liệu giấy, gỗ cũng là chất liệu dễ hư hỏng do độ ẩm vì vậy cần được bảo quản trong môi trường độ ẩm phù hợp.

Bảo vệ máy móc và thiết bị

Trong các kho lưu trữ hiện đại thường có các loại máy móc hỗ trợ như máy scan, máy đọc tài liệu điện tử và thiết bị bảo quản kỹ thuật số….Tất cả đều cần được hoạt động trong môi trường khô ráo để giữ được hiệu quả và tuổi thọ. Máy hút ẩm không chỉ bảo vệ tài liệu mà còn đảm bảo tuổi thọ của các thiết bị này.

Đảm bảo sức khỏe con người

Tại các bảo tàng thư viện hay các văn phòng lưu giữ tài liệu, độ ẩm cao không chỉ ảnh hưởng đến tài liệu, máy móc thiết bị mà còn ảnh hưởng đến sức khỏe của nhân viên và khách tham quan. Với máy hút ẩm, không gian sẽ trở nên an toàn và thoáng mát.